5S không chỉ là sắp xếp nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ, mà còn liên quan đến việc làm giảm lãng phí về công việc, giảm sự lãng phí về chất lượng, đảm bảo an toàn và đảm bảo đúng thời hạn giao hàng. Ngoài ra, còn liên quan đến việc nâng cao cơ cấu doanh nghiệp Việt, nâng cao niềm tin của khách hàng.

Vậy 5S là gì?

5S là 5 chữ cái đầu tiên của 5 từ trong tiếng Nhật là 

Seiri (整理 Sàng lọc),

Seiton (整頓 Sắp xếp), 

Seiso (清掃 Sạch sẽ),

Seiketsu (清潔 Săn sóc), 

Shitsuke (躾 Sẵn sàng). 

1. Sàng lọc [SEIRI]

 Phân loại vật dụng cần thiết và không cần thiết, vứt bỏ những thứ không cần thiết.
* Đối tượng của sàng lọc là không chỉ giới hạn các vật dụng vật lý. Ví dụ: có thể   áp dụng đa dạng như không gian, công việc, thông tin.

　　　 Khi “Sàng lọc” chỉ để lại những thứ cần thiết.

2.Sắp xếp [SEITON]

　　Quy định và trực quan hóa nơi đặt và sắp xếp vật dụng cần thiết.

　　　*Cho dù đã quy định nơi đặt, nhưng không thể duy trì.

  Vì ngay cả bản thân cũng có khi quên nơi đã quy định, người khác cũng sẽ không biết. Do đó cần phải “trực quan hóa”. Nếu không “trực quan hóa” thì không thể gọi là “Sắp xếp”.

 * Nguyên tắc thứ nhất khi  sắp xếp cần theo nguyên tắc 3 cố định .

•      Vị trí cố định
• 　Sản phẩm cố định
• 　Số lượng cố định

  * Nguyên tắc thứ 2 : Sắp xếp theo tần xuất sử dụng

• Thao tác nào cũng dùng, để ngay trước mặt có thể lấy được ngay khi cần
•  Ngày dùng một lần, để ngay gần vị trí.
• 1 Tháng sử dụng một lần : để tại kho ,tủ bảo quản bộ phận.  
• Cách vài tháng mới sử dụng : Để tại kho chung công ty. 

3. Sạch sẽ [SEISOU]

Làm vệ sinh vật dụng cá nhân và nơi làm việc sạch sẽ. Hãy thường xuyên vệ sinh, dọn dẹp sạch sẽ. (  Sạch sẽ ở cả những nơi không nhìn thấy!)

4. Săn sóc [SEIKETSU]

　Giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ, duy trì lúc nào cũng trong trạng thái thích hợp nhất.Bất cứ khi nào ai nhìn thấy cũng cảm thấy dễ chịu.

　　→ Là bước để duy trì việc   “Sàng lọc (Seiri).Sắp xếp (Seiton).Sạch sẽ (Seiso)”

Chú ý: Cần chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay máy móc. Kiểm tra và đánh giá thường xuyên do thành viên của tổ, nhóm, đội 5S của đơn vị thực hiện; Đừng chỉ có tìm chỗ xấu, kém để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái hay, cái tốt để khen thường động viên.
5. Sẵn sàng [SITSUKE]

Duy trì thói quen nề nếp 4S ở trên.

Tuân thủ quy tắc, quy luật ở nơi làm việc

Triệt để để tuân thủ các quy định.

 Tạo lập nơi làm việc an toàn, thoải mái, hiệu quả! 

Xây dựng  môi trường làm việc giữ lời hứa .
   Chào hỏi tốt・
   Thao tác của công nhân dứt khoát, khỏe khoắn

   Mỗi công nhân đều có mục tiêu để nỗ lực 

Hãy xây dựng thói quen thực hiện 5S không chỉ trong môi trường công ty mà trong cả cuộc sống hàng ngày các bạn nhé !
Thực hiện các 5S trên một cách tự giác mà không cần phải có ai đó nhắc nhở hay ra lệnh.
Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S. Muốn vậy bạn cần phải chú ý:
+ Coi nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của bạn.
+ Nhận thức được Công ty như là nơi bạn tạo ra thu nhập cho bạn và cho gia đình bạn.
+ Nếu bạn mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của bạn sạch sẽ, vệ sinh, ngăn nắp thì tại sao bạn lại không cố gắng làm cho nơi làm việc của bạn sạch sẽ, thoải mái, dễ chịu như ở nhà.

Để thực hiện triệt để và hiệu quả 5S thì chủ doanh nghiệp phải là những người tiên phong đi đầu thực hiện và truyền cảm hứng cho toàn đội ngũ nhân viên thực hiện. Đặc biệt chú ý đến việc cùng nhau thực hiện và  duy trì  5S hàng ngày như một thói quen . 

1.Cải tiến là gì ? 

Trong tiếng nhật Kaizen （改善） có nghĩa là cải tiến . 改 ( Kai) có nghĩa là thay đổi , 善(Zen)có nghĩa là tốt hơn . Thay đổi để tốt hơn chính là cải tiến.  Thực hiện cải tiến liên tục chính là nguồn động lực thúc đẩy doanh nghiệp phát triển bền vững . 

　 Quan sát tỉ mỉ tại hiện trường sản xuất, phát hiện được các lãng phí là bước đầu tiên của quá trình cải tiến. Loại bỏ các lãng phí bằng cách phân chia lại các thao tác => giảm thiểu số nhân công qua đó giảm thiểu số giờ công .Để làm được điều đó cần phải tiến hành phân tích thao tác. Khi phân tích các thao tác ta thấy đều được cấu thành bởi 3 thành phần .  

A：Lãng phí là thao tác không cần thiết khi làm việc
Cần và có thể giản lược ngay bởi xét về mặt thao tác,đó là những thao tác hoàn toàn không liên quan đến quá trình tạo sản phẩm như thời gian chờ,tìm đồ,...

B：Thao tác không có giá trị gia tăng,nhưng là việc phải làm.

ví dụ thay thế nguyên vật liệu,tháo mở đóng gói ,chuẩn bị nguyên vật liệu...

C：Thao tác chuẩn hay thao tác ròng là thao tác tạo thêm giá trị gia tăng khi thao tác.

Hay nói khác đi thao tác ròng  làm tăng giá trị trong đó có sự tác động của bàn tay con người và bán thành phẩm.Khi tỉ suất của thao tác ròng càng cao thì hiệu quả thao tác càng cao.

Hoạt động cải tiến có nghĩa là loại bỏ A, tối thiểu hóa B, và tối ưu hóa C.

Các bạn đã được biết khái niệm về lãng phí. Vậy có những dạng lãng phí nào ? Theo phân loại của tập đoàn Toyota , lãng phí được chia thành 7 loại sau : 

①Sản xuất thừa

Là lãng phí phát sinh do việc sản xuất quá nhiều so với thời điểm sử dụng và do sự dư thừa nhân lực, máy móc, vật tư.
②Lãng phí do phải chờ
Là sự chờ đợi khi không thể làm việc theo mong muốn xảy ra trên nhiều công đoạn như gia công, vận chuyển, kiểm tra.

③Lãng phí vận chuyển

Tất cả các thao tác đều cần phải vận chuyển, những thao tác vận chuyển mà không tạo ra giá trị gia tăng thì được xem là lãng phí.

④Lãng phí gia công

Là thao tác không tạo ra được giá trị gia tăng và không có hiệu quả.

⑤Lãng phí tồn kho

Là lãng phí phát sinh do chi phí quản lý tồn kho như phí thuê kho, phí vận chuyển, phí quản lý.

⑥Lãng phí thao tác

Là các hoạt động của người và máy móc thiết bị không tạo ra giá trị gia tăng khi sản xuất.

⑦Sản xuất hàng lỗi

Phát sinh hàng lỗi và thường xuyên sản xuất hàng lỗi.