Để làm tốt công việc của nhóm trưởng , đầu tiên chúng ta cần suy nghĩ về hình thái lý tưởng, hình thái hướng đến của phòng ban, hay công ty của chúng ta đang cống hiến. 

Trên cơ sở nhận thức rõ khoảng cách giữa hiện trạng và trạng thái lý tưởng , từ đó nắm được khoảng cách ( GAP) giữa thực tại và hình thái hướng đến trong tương lai . 

Sau khi đã nhận thức rõ khoảng cách thực tại và mục tiêu.Từ đó rút ra được các hành động cần thực hiện để giúp công ty/ tổ chức hay đơn giản là nhóm của bạn đạt được muc tiêu. Công việc của trưởng nhóm / trưởng phòng là phân bổ, đôn đốc, thúc đẩy, tập hợp, đoàn kết giúp đỡ thành viên của nhóm đạt được các mục tiêu nhỏ, qua đó giúp toàn công ty đat được mục tiêu lớn tổng thể cấu thành từ các mục tiêu nhỏ hơn.